Privacybeleid

Revisie

Dit beleid geldt voor Phaeton-software, de productwebsite en het licentieportaal, inclusief optionele productdiagnostiek van installaties. Revisie: 9 september 2026.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

Virtunet B.V.
Dullofsakker 44
5688VD Oirschot
Nederland
KvK: 95773444
E-mail: info@virtunet.nl

Contact voor gegevensbescherming

Neem voor privacyvragen, verzoeken van betrokkenen en klachten contact op met Virtunet via:

E-mail: info@virtunet.nl

Gegevens die we verzamelen

We verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer je het licentieportaal gebruikt:

• E-mailadres — gebruikt voor wachtwoordloze authenticatie (eenmalige inlogcodes) en om je portaalaccount te identificeren.
• Gehashte apparaatvingerafdrukken — cryptografische hashes van apparaat-ID's (machine-ID, MAC-adres, CPU-serienummer) die worden gebruikt om een licentie aan een specifieke installatie te koppelen. We slaan alleen de hashes op, niet de ruwe identifiers.
• Installatie-ID — een willekeurig gegenereerde identifier voor elke Phaeton-installatie, gebruikt voor licentiekoppeling en heartbeat-tracking.
• IP-adres — tijdelijk verwerkt voor rate limiting, misbruikpreventie en beveiligingslogging. Wordt niet langdurig opgeslagen in onze applicatiedatabase.
• Sessiecookies — een strikt noodzakelijke HTTP-only sessiecookie (phaeton_portal_session) die je aangemelde sessie in stand houdt.
• Taalvoorkeur — opgeslagen na succesvol aanmelden en aanpasbaar in je account. We leggen de taal van elk bericht vast en bewaren verzonden documenten in hun oorspronkelijke vorm.
• Acceptatie van voorwaarden — acceptatiedatums en, voor catalogusaankopen, inbedrijfstelling en overdracht, de versie, het doel en bijbehorende klant-, installateurs- en transactiereferenties.

Klantaccounts bevatten de opgegeven huishoud- of organisatienaam en lidmaatschappen. Bij inbedrijfstelling door een installateur worden het beoogde klante-mailadres, de installatienaam, bevoegdheid, overdracht en toegangsgeschiedenis vastgelegd. Voorlopige toegang geldt alleen voor de licenties van die overdracht. Na de claim beslist de klant over verdere installateurstoegang. Medewerkers bewaren redenen en geschiedenis van eigendomscorrecties, tegoedretouren en ondersteuningshandelingen. We leiden huishoudens niet af uit IP-adressen.

Doel en rechtsgrond

We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden op basis van de aangegeven rechtsgronden (AVG):

• Het leveren van de licentiedienst — authenticatie, entitlementbeheer, licentieondertekening en afhandeling van activeringssessies. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b).
• Beveiliging en misbruikpreventie — rate limiting, botbescherming (Cloudflare Turnstile), detectie van dubbel gebruik en auditlogging. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f).
• Heartbeat-monitoring — periodieke check-ins van gelicentieerde installaties voor zichtbaarheid en detectie van verouderde installaties. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f). Heartbeats schakelen runtimefunctionaliteit nooit uit.
• Optionele productdiagnostiek — verbetering van compatibiliteit, betrouwbaarheid, prestaties en gebruiksgemak met beperkte rapporten van installaties. Rechtsgrond: toestemming (art. 6 lid 1 sub a). Delen staat standaard uit en kan op elk moment worden uitgeschakeld onder Instellingen → Systeem. Hieronder staan de lokale opslag, verzameling, bewaartermijnen en intrekking uitgelegd.
• Aankoop-, eigendoms- en voorwaardenregistratie — levering, klantoverdracht en terugbetaling voor uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); vereiste belasting- en administratieregistratie vanwege wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c); en evenredig auditbewijs voor misbruikpreventie en geschillen op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f). Een contract accepteren is geen privacy- of marketingtoestemming.

Bewaartermijnen

• Portaalaccountgegevens (e-mailadres, entitlements, installatierecords) — bewaard zolang je account actief is en daarna gedurende een redelijke periode om overdrachts- en supportworkflows te ondersteunen.
• Authenticatiechallenges en sessies — verlopen na hun ingestelde geldigheidsduur en kunnen daarna niet meer authenticeren. Verlopen verwijdert het databaserecord niet vanzelf.
• Sessiecookies — verlopen aan het einde van de sessieduur die in het portaal is geconfigureerd.
• Heartbeat-gebeurtenissen — bewaard voor de duur van de licentierelatie voor audit- en supportdoeleinden.
• Financiële en auditregistraties — bewaard voor toepasselijke fiscale en administratieve verplichtingen, herkomst van niet-verlopende licenties en tegoeden, en geschillen. Installateurstoegang verwijderen of een account sluiten wist geen aankoopgeschiedenis. Verzoeken om persoonsgegevens te wissen of te beperken worden aan die doelen en wettelijke verplichtingen getoetst.

Optionele gebruiks- en diagnosegegevens

Phaeton kan kleine dagelijkse rapporten sturen om compatibiliteit, betrouwbaarheid, prestaties en gebruiksgemak te verbeteren. Het vakje ‘Gebruiks- en diagnosegegevens delen’ staat standaard uit in de eerste setup. Delen begint alleen wanneer je het vakje zelf aanvinkt en de setup opslaat, of delen later inschakelt en de instellingen opslaat. Bestaande configuraties zonder deze voorkeur blijven uitgeschakeld. Je kunt de voorkeur wijzigen en de rapportgegevens bekijken onder Instellingen → Systeem. Laden en licenties werken onafhankelijk van deze keuze, ook bij een netwerkstoring.

Rapporten bevatten de Phaeton-versie en het releasekanaal, platform en processorarchitectuur, globale Venus OS- en laadpaalfirmwareversies, laadpaaladapter en modelfamilie, ondersteunde functies, totalen van verbindingsproblemen, ontbrekende of verouderde metingen, herstel en waargenomen opdrachten, categorieën van polltijden, geobserveerde bedrijfsduur in minuten, gebruikte laadmodi, wie Auto bestuurt, GX-linkstatus, vaste categorieën van runtimeproblemen, fasevoorkeuren, setupresultaten en updateresultaten. Geen serienummers, apparaatvingerafdrukken, installatie- of licentie-ID’s, accountgegevens, ruwe logs, wachtwoorden, voertuig-ID’s, laadschema’s of energiegegevens.

We baseren de optionele verzameling, lokale opslag en verzending voor productverbetering op je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt deze op elk moment intrekken door delen uit te schakelen en de wijziging op te slaan onder Instellingen → Systeem. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking op basis van je toestemming vóór de intrekking. Acceptatie van licentievoorwaarden geeft geen toestemming voor deze rapporten.

Voor evenredige beveiliging van het ontvangende endpoint tegen misbruik verwerken we verzoekmetadata op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), ook bij geweigerde verzoeken. We noemen de volledige ontvangstketen niet gegarandeerd anoniem: Cloudflare verwerkt het bron-IP-adres en verzoekmetadata tijdens ontvangst. Deze gegevens worden niet aan producttotalen of licentiegegevens gekoppeld door de applicatie.

Elk rapport krijgt een nieuwe willekeurige batch-ID, uitsluitend om herhaalde verzendingen te herkennen. De applicatie bewaart geen volledige rapporten of combinaties van kenmerken; zij telt per week en één kenmerk tegelijk op. Medewerkers met de rol admin of support kunnen groepen met minstens 20 rapporten bekijken. Dit zijn geen aantallen unieke installaties en de drempel bewijst geen anonimiteit.

Lokaal blijven maximaal één actief en één wachtend rapport bewaard; gegevens ouder dan zeven dagen worden bij de volgende verzendcyclus verwijderd. Uitschakelen stopt verzamelen en verzending en wist de lokale wachtrij. Reeds ontvangen gegevens kunnen niet worden teruggehaald. De applicatie bewaart batch-ID’s ongeveer negen dagen, dagelijks wisselende beveiligingssleutels voor rate limiting ongeveer drie dagen en weektotalen ongeveer dertien maanden (ongeveer 400 dagen vanaf het begin van de week), bij een werkende opschoontaak. De wachtrij staat op de installatie en is geen websitecookie of browseropslag. Setuptellers bestaan alleen in het geheugen van de wizard terwijl delen is aangevinkt; uitvinken wist deze tellers. Alleen een succesvol opgeslagen setup met delen ingeschakeld kan ze versturen. Er worden geen analysecookies gebruikt.

Door het ontbreken van een koppeling met je identiteit kunnen we producttotalen doorgaans niet naar jou herleiden of jouw bijdrage afzonderlijk verwijderen. We maken voor privacyverzoeken geen nieuw apparaatprofiel. Neem contact op via info@virtunet.nl; we leggen uit welke gegevens we kunnen terugvinden en welke rechten daarop van toepassing zijn.

Verwerkers van derden

We gebruiken de volgende externe dienstverleners die gegevens namens ons verwerken:

• Cloudflare, Inc. — hosting (Cloudflare Workers), CDN, DDoS-bescherming, D1-database en Turnstile-botbescherming. Cloudflare verwerkt verzoeken en IP-adressen tijdens transport. Zie het privacybeleid van Cloudflare.
• Stripe — verzorgt Checkout, licentie- en pakketbetalingen, belastingberekeningen en terugbetalingen. We delen je factuurnaam, e-mailadres, factuuradres, eventueel zakelijk btw-nummer en aankoopreferentie. We bewaren factuurversies, prijzen, belastingresultaten, betaal-, factuur- en terugbetaalreferenties, levering en behandelingsgegevens. Het portaal bewaart geen kaartnummers. Zie het privacybeleid van Stripe.
• Resend, Inc. — e-maillevering voor inloggen, contractbevestigingen van aankopen en klantoverdrachten, facturen, supportvragen en ontvangstbevestigingen van herroepings- en terugbetalingsverzoeken. Resend verwerkt je e-mailadres, berichtinhoud en documentbijlagen om deze serviceberichten te versturen. Zie het privacybeleid van Resend.

Bevoegde medewerkers registreren werkdatums, werkelijke minuten, categorieën en korte dossierreferenties voor ondersteuning, eventueel gekoppeld aan een aankoop. We bewaren de registrerende medewerker en correctiegeschiedenis om licentie- en betaalhulp te begrijpen en gezamenlijke operationele kosten te beoordelen. Dit zijn geen advertentietrackers en ze volgen geen laadactiviteit.

Wanneer je een supportvraag verstuurt, verwerken we je account-e-mailadres, bericht, geselecteerde licentie- en apparaatreferenties en een eventuele supportbundel om je vraag te beantwoorden of het gemelde probleem op te lossen. Dit gebeurt voor de door jou gevraagde ondersteuning of informatie vóór aankoop op grond van art. 6 lid 1 sub b. Een bundel kan recente logs, laadpaalmetingen, laadinstellingen en planningen bevatten. Het apparaat schermt bekende geheimen en identificatiegegevens af, maar vrije logtekst kan nog persoonsgegevens bevatten. Je kunt de bundel in de browser controleren of verwijderen voordat deze via Cloudflare en Resend naar onze supportmailbox gaat. Dit staat los van optionele productdiagnostiek. Het portaal bewaart berichten en bundels niet in D1 of objectopslag; verzonden berichten blijven bij de e-maildienst en in de supportmailbox voor de afhandeling en noodzakelijke opvolging. Mail info@virtunet.nl voor inzage- of verwijderingsverzoeken.

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden.

Cookies en lokale opslag

Het portaal gebruikt de volgende cookies:

• phaeton_portal_session — een strikt noodzakelijke sessiecookie die je aangemeld houdt. Deze is HTTP-only, SameSite=Strict en Secure in productie. Voor deze cookie is geen toestemming vereist onder de ePrivacy-richtlijn, omdat zij essentieel is voor het functioneren van de dienst.

Cloudflare Turnstile kan functionele cookies plaatsen voor botbescherming tijdens het aanmelden en het activeren van licenties. Deze cookies zijn beveiligingsfunctioneel en volgen je niet voor advertenties of analyses.

Het installatieformulier bewaart de opgegeven klantgegevens en het oorspronkelijke verzoek in de sessieopslag van dit tabblad totdat het gebruik van tegoed is bevestigd, zodat een onderbroken verzoek geen tweede tegoed gebruikt. Sluiten van het tabblad beëindigt deze opslag. Het aankoopformulier bewaart je factuurconcept en aanvraagreferenties tijdelijk in de sessieopslag van dit tabblad, zodat een onderbroken Checkout veilig opnieuw kan worden geprobeerd. Het bijbehorende concept wordt gewist zodra je de geleverde bestelling bekijkt; bij het sluiten van het tabblad eindigt deze opslag ook. Deze gegevens worden niet voor advertenties gebruikt.

Optionele productdiagnostiek gebruikt bestanden op de installatie en tijdelijk wizardgeheugen zoals hierboven beschreven. Er komen geen websitecookies of blijvende browseropslag bij; je regelt dit apart via de voorkeur voor delen in Phaeton.

We gebruiken geen analysecookies, advertentiecookies of trackingcookies van derden.

Internationale doorgifte

Je gegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt door onze externe verwerkers (Cloudflare, Stripe en Resend). Deze doorgiften worden beschermd door passende waarborgen, waaronder de EU-standaardcontractbepalingen en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework.

Je rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15) — vraag een kopie op van de gegevens die wij van je bewaren.
• Recht op rectificatie (art. 16) — vraag correctie van onjuiste gegevens.
• Recht op wissing (art. 17) — vraag verwijdering van je gegevens, behoudens wettelijke bewaarplichten.
• Recht op beperking (art. 18) — vraag om de verwerking van je gegevens in bepaalde omstandigheden te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) — ontvang je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21) — maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via info@virtunet.nl. We reageren zonder onnodige vertraging en binnen de toepasselijke AVG-termijn, normaal één maand; een toegestane verlenging lichten we binnen die termijn toe.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Kinderen en minimumleeftijd

Het licentieportaal is niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan 16 jaar. Onder de Nederlandse uitvoering van de AVG (Uitvoeringswet AVG) is 16 jaar de minimumleeftijd voor het geven van digitale toestemming.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als je denkt dat een kind onder de 16 persoonsgegevens via het portaal heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via info@virtunet.nl, zodat wij die gegevens zo snel mogelijk kunnen verwijderen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze werkwijze of wettelijke vereisten weer te geven. De ingangsdatum bovenaan deze pagina wordt dan aangepast. We raden je aan dit beleid regelmatig te bekijken.